Zum „gläsernen Unternehmen“
von RAuN Arnold Riedenklau, Bielefeld*
* siehe auch: Hoffmann, Schlüter(Hrsg.), Jahrbuch Accounting,Taxation & Law (ATL) 2008
Spätestens seit dem Dezember 2006 war es allgemein bekannt und drohte den Weihnachtsfrieden im Unternehmen zu gefährden:
Das Schreckgespenst des "gläsernen Unternehmens“. Dem kompetenten Berater wurden Strategien abverlangt, die die vermeintlich neue Publizitätspflicht mit möglichst geringem Aufwand zu vermeiden. Im folgenden soll dargestellt werden, was sich geändert hat und welche Möglichkeiten es noch gibt, keinen Einblick in die Geschäftsbücher und wichtigen Daten des Unternehmens über das Internet zuzulassen.
Vorbemerkung:
Die Publizitätspflicht ist die in §§ 325 ff. HGB geregelte Pflicht, den Jahresabschluss – ggf. nebst Bestätigungsvermerk – im Elektronischen Bundesanzeiger zu veröffentlichen. Diese Pflicht obliegt allen Kapitalgesellschaften und allen Personenhandelsgesellschaften ohne natürliche Person als persönlich haftenden Gesellschafter (etwa der GmbH & Co. KG).
Bislang erfüllten viele Unternehmen ihre Publizitätspflicht nicht, weil sie ihren Jahresabschluss vor der Konkurrenz geheim halten wollten und das Unterlassen der Offenlegung nur auf Antrag und nur selten verfolgt wurde.
Dies ist jetzt anders, denn das Bundeskabinett hat am 14. Dezember 2005 den Entwurf eines Gesetzes über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (E-HUG) beschlossen. Ab dem 1. Januar 2007 können unter der Internet-Adresse www.unternehmensregister.de wesentliche publikationspflichtige Daten eines Unternehmens online abgerufen werden. Anders als bisher wird die Einhaltung der Publizitätspflichten jetzt von Amtswegen überwacht und bei Verstößen mit Bußgeldern von mindestens 2.500 € bis zu 25.000 € verfolgt werden.
Einzelheiten und Grundlagen:
1.Das Unternehmensregister
Rechnungslegung / Finanzberichte
Über das Unternehmensregister hat der registrierte Nutzer Zugriff auf:
- Veröffentlichungen und Bekanntmachungen im elektronischen Bundesanzeiger
- Eintragungen im elektronischen Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister sowie deren Bekanntmachungen
- zum Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister eingereichte Dokumente
- Unternehmensrelevante Mitteilungen der Wertpapieremittenten
Für die Führung und Nutzung des Unternehmensregisters gelten
die Vorschriften der
Unternehmensregisterverordnung
2. Rechtsgrundlage
für das Unternehmensregister ist der mit Wirkung zum1. Januar 2007 eingeführte § 8b HGB. Der folgende Text der Vorschrift ist im wesentlichen selbsterklärend:
㤠8b Unternehmensregister
(1) Das Unternehmensregister wird vorbehaltlich einer Regelung nach § 9a Abs. 1 vom Bundesministerium der Justiz elektronisch geführt.
(2) Über die Internetseite des Unternehmensregisters sind zugänglich:
1.
Eintragungen im Handelsregister und deren Bekanntmachung und zum Handelsregister eingereichte Dokumente;
2.
Eintragungen im Genossenschaftsregister und deren Bekanntmachung und zum Genossenschaftsregister eingereichte Dokumente;
3.
Eintragungen im Partnerschaftsregister und deren Bekanntmachung und zum Partnerschaftsregister eingereichte Dokumente;
4.
Unterlagen der Rechnungslegung nach den §§ 325 und 339 und deren Bekanntmachung;
5.
gesellschaftsrechtliche Bekanntmachungen im elektronischen Bundesanzeiger;
6.
im Aktionärsforum veröffentlichte Eintragungen nach § 127a des Aktiengesetzes;
7.
Veröffentlichungen von Unternehmen nach dem Wertpapierhandelsgesetz im elektronischen Bundesanzeiger, von Bietern, Gesellschaften, Vorständen und Aufsichtsräten nach dem Wertpapiererwerbs- und Übernahmegesetz im elektronischen Bundesanzeiger sowie Veröffentlichungen nach der Börsenzulassungs-Verordnung im elektronischen Bundesanzeiger;
8.
Bekanntmachungen und Veröffentlichungen inländischer Kapitalanlagegesellschaften und Investmentaktiengesellschaften nach dem Investmentgesetz und dem Investmentsteuergesetz im elektronischen Bundesanzeiger;
9.
Veröffentlichungen und sonstige der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellte Informationen nach den §§ 2b, 15 Abs. 1 und 2, § 15a Abs. 4, § 26 Abs. 1, §§ 26a, 29a Abs. 2, §§ 30e, 30f Abs. 2, § 37v Abs. 1 bis § 37x Abs. 1, §§ 37y, 37z Abs. 4 und § 41 Abs. 4a des Wertpapierhandelsgesetzes, sofern die Veröffentlichung nicht bereits über Nummer 4 oder Nummer 7 in das Unternehmensregister eingestellt wird;
10.
Mitteilungen über kapitalmarktrechtliche Veröffentlichungen an die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht, sofern die Veröffentlichung selbst nicht bereits über Nummer 7 oder Nummer 9 in das Unternehmensregister eingestellt wird;
11.
Bekanntmachungen der Insolvenzgerichte nach § 9 der Insolvenzordnung, ausgenommen Verfahren nach dem Neunten Teil der Insolvenzordnung.
(3) Zur Einstellung in das Unternehmensregister sind dem Unternehmensregister zu übermitteln:
1.
die Daten nach Absatz 2 Nr. 4 bis 8 durch den Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers;
2.
die Daten nach Absatz 2 Nr. 9 und 10 durch den jeweils Veröffentlichungspflichtigen oder den von ihm mit der Veranlassung der Veröffentlichung beauftragten Dritten.
Die Landesjustizverwaltungen übermitteln die Daten nach Absatz 2 Nr. 1 bis 3 und 11 zum Unternehmensregister, soweit die Übermittlung für die Eröffnung eines Zugangs zu den Originaldaten über die Internetseite des Unternehmensregisters erforderlich ist. Die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht überwacht die Übermittlung der Veröffentlichungen und der sonstigen der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellten Informationen nach den §§ 2b, 15 Abs. 1 und 2, § 15a Abs. 4, § 26 Abs. 1, §§ 26a, 29a Abs. 2, §§ 30e, 30f Abs. 2, § 37v Abs. 1 bis § 37x Abs. 1, §§ 37y, 37z Abs. 4 und § 41 Abs. 4a des Wertpapierhandelsgesetzes an das Unternehmensregister zur Speicherung und kann Anordnungen treffen, die zu ihrer Durchsetzung geeignet und erforderlich sind. Die Bundesanstalt kann die gebotene Übermittlung der in Satz 3 genannten Veröffentlichungen, der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellten Informationen und Mitteilung auf Kosten des Pflichtigen vornehmen, wenn die Übermittlungspflicht nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht in der vorgeschriebenen Weise erfüllt wird. Für die Überwachungstätigkeit der Bundesanstalt gelten § 4 Abs. 3 Satz 1 und 3, Abs. 7, 9 und 10, § 7 und § 8 des Wertpapierhandelsgesetzes entsprechend.
(4) Die Führung des Unternehmensregisters schließt die Erteilung von Ausdrucken sowie die Beglaubigung entsprechend § 9 Abs. 3 und 4 hinsichtlich der im Unternehmensregister gespeicherten Unterlagen der Rechnungslegung im Sinn des Absatzes 2 Nr. 4 ein. Gleiches gilt für die elektronische Übermittlung von zum Handelsregister eingereichten Schriftstücken nach § 9 Abs. 2, soweit sich der Antrag auf Unterlagen der Rechnungslegung im Sinn des Absatzes 2 Nr. 4 bezieht; § 9 Abs. 3 gilt entsprechend.“
II .
FAQ: Fragen und Antworten zur Offenlegung nach dem EHUG
1. Wer ist zuständig:
Seit dem In-Kraft-Treten des Gesetzes über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) zum 1. Januar 2007 sind für die Entgegennahme und Veröffentlichung von wichtigen Daten der Unternehmensrechnungslegung nicht mehr die Amtsgerichte (Registergerichte), sondern der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers, die Bundesanzeiger Verlagsgesellschaft mbH in Köln, zuständig.
Damit sollen die Gerichte von justizfernem Verwaltungsaufwand entlastet und der elektronische Bundesanzeiger zu einem zentralen Veröffentlichungsorgan für wirtschaftsrechtliche Bekanntmachungen ausgebaut werden.
2. Warum ist offenzulegen?
Die Publizität der Unternehmensrechnungslegung soll alle Interessierten (v.a. Geschäftspartner, Gläubiger aber auch Gesellschafter) in die Lage versetzen, sich einen Überblick über die wirtschaftlichen Verhältnisse zu verschaffen. Das ist insbesondere dort erforderlich, wo den Gläubigern – wie bei Kapitalgesellschaften oder der GmbH & Co KG - grundsätzlich nur das Gesellschaftsvermögen haftet. Die Pflicht zur Publizität ist hier die Kehrseite der Haftungsbeschränkung. Überschreiten Unternehmen in Hinblick auf Bilanzsumme, Umsatz oder Beschäftigtenzahl eine gewisse Größe, liegt die Publizität im gesamtwirtschaftlichen Interesse. Die Pflicht zur Offenlegung kann sich auch aus dem Geschäftsgegenstand (z.B. bei Banken und Versicherungsunternehmen) ergeben. Die Publizitätspflicht gilt EU-weit und hat ihre Rechtsgrundlage in EU-Richtlinien.
3. Wer ist zur Offenlegung verpflichtet?
Der Kreis der offenlegungspflichtigen Unternehmen wird durch das EHUG nicht
verändert. Es handelt sich um ( siehe §§ 264 ff. HGB ):
- Kapitalgesellschaften (AG, GmbH, KGaA)
- eingetragene Genossenschaften
- gem. § 264a HGB Personenhandelsgesellschaften ohne eine natürliche Person oder einer KG oder oHG, die eine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter hat, als persönlich haftender Gesellschafter hat (z.B. GmbH & Co KG),
- große Personenhandelsgesellschaften (zu den Größenkriterien vgl. § 1 Publizitätsgesetz)
- große Einzelkaufleute (zu den Größenkriterien vgl. § 1 Publizitätsgesetz)
- Banken
- Versicherungsunternehmen
- Zweigniederlassungen bestimmter ausländischer Kapitalgesellschaften
- große wirtschaftliche Vereine (zu den Größenkriterien vgl. § 1 Publizitätsgesetz)
- große öffentlich-rechtliche Rechtsträger als Kaufleute (zu den Größenkriterien vgl. § 1 Publizitätsgesetz)
§ 1 Publizitätsgesetz im Volltext:)
§ 1 Zur Rechnungslegung verpflichtete Unternehmen
(1) Ein Unternehmen hat nach diesem Abschnitt Rechnung zu legen, wenn für den Tag des Ablaufs eines Geschäftsjahrs (Abschlußstichtag) und für die zwei darauf folgenden Abschlußstichtage jeweils mindestens zwei der drei nachstehenden Merkmale zutreffen:
1.
Die Bilanzsumme einer auf den Abschlußstichtag aufgestellten Jahresbilanz übersteigt 65 Millionen Euro.
2.
Die Umsatzerlöse des Unternehmens in den zwölf Monaten vor dem Abschlußstichtag übersteigen 130 Millionen Euro.
3.
Das Unternehmen hat in den zwölf Monaten vor dem Abschlußstichtag durchschnittlich mehr als fünftausend Arbeitnehmer beschäftigt.
(2) Bilanzsumme nach Absatz 1 Nr. 1 ist die Bilanzsumme einer gemäß § 5 Abs. 2 aufgestellten Jahresbilanz; bei Unternehmen, die in ihrer Jahresbilanz Beträge für von ihnen geschuldete Verbrauchsteuern oder Monopolabgaben unter Rückstellungen oder Verbindlichkeiten angesetzt haben, ist die Bilanzsumme um diese Beträge zu kürzen. Trifft für den Abschlußstichtag das Merkmal nach Absatz 1 Nr. 2 oder das Merkmal nach Absatz 1 Nr. 3 zu, hat das Unternehmen zur Feststellung, ob auch das Merkmal nach Absatz 1 Nr. 1 zutrifft, eine Jahresbilanz nach § 5 Abs. 2 aufzustellen. Für die Ermittlung der Umsatzerlöse nach Absatz 1 Nr. 2 gilt § 277 Abs. 1 des Handelsgesetzbuchs mit der Maßgabe, daß auch die in den Umsatzerlösen enthaltenen Verbrauchsteuern oder Monopolabgaben abzusetzen sind. Umsatzerlöse in fremder Währung sind nach dem amtlichen Kurs in Euro umzurechnen. 5Durchschnittliche Zahl der Arbeitnehmer nach Absatz 1 Nr. 3 ist der zwölfte Teil der Summe aus den Zahlen der am Ende eines jeden Monats beschäftigten Arbeitnehmer einschließlich der zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigten sowie der im Ausland beschäftigten Arbeitnehmer.
(3) (weggefallen)
(4) (weggefallen)
(5) Mehrere Handelsgeschäfte eines Einzelkaufmanns sind, auch wenn sie nicht unter der gleichen Firma betrieben werden, nur ein Unternehmen im Sinne dieses Gesetzes.
4. Was ist zur
Veröffentlichung einzureichen?
Das EHUG ändert nichts daran, welche Unterlagen die
Unternehmen zur Veröffentlichung einreichen müssen, nämlich solche die schon
früher dem Registergericht vorzulegen waren:
- Große und
mittelgroße Gesellschaften (zur Abgrenzung der Größenklassen vgl. §
267 HGB) müssen sämtliche in § 325 HGB genannten Unterlagen einreichen.
Das sind: - der Jahresabschluss mit dem Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers o der Lagebericht
- der Bericht des Aufsichtsrats
- der Ergebnisverwendungsvorschlag und –beschluss
- die Entsprechenserklärung nach § 161 AktG Für eingetragene Genossenschaften gelten Besonderheiten (vgl. § 339 HGB).
- Kleine
Gesellschaften können von der Erleichterung nach§ 326 HGB und mittelgroße Gesellschaften von den
Erleichterungen nach §
327 HGB Gebrauch machen. Einzureichen und offenzulegen sind von
kleinen Gesellschaften nur Bilanz und Anhang.
4) Wie werden die Unterlagen eingereicht?
Das EHUG schreibt vor, dass die Unterlagen ab 1. Januar 2007
elektronisch beim elektronischen Bundesanzeiger eingereicht werden müssen. Für
eine Übergangszeit können die Un¬terlagen bis zum 31.12.2009 auch in Papierform
eingereicht werden (vgl.Rechtsverordnung
des Bundesministeriums der Justiz vom 15.12.2006).
Einzelheiten sind auf der Publikations-Serviceplattform des elektronischen Bundesanzeigers ersichtlich.
6. Bis wann müssen die Unterlagen offengelegt werden?
Die neuen Vorschriften sind erstmals auf Unterlagen für das nach dem 31.12.2005
beginnende Geschäftsjahr anzuwenden (Art. 61 Abs. 5 S. 1 EGHGB), das ist in den meisten Fällen
das Geschäftsjahr 2006.
Die Unterlagen müssen nach wie vor unverzüglich nach ihrer Vorlage an die Gesellschafter, spätestens 12 Monate nach dem Abschlussstichtag eingereicht werden. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, ist der Abschluss für das Geschäftsjahr also spätestens bis zum Ende des Jahres 2007 einzureichen und bekannt zu machen. Für kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften gilt eine kürzere Einreichungsfrist von vier Monaten (§ 325 Abs. 4 S. 1 HGB).
7. Wie werden die
eingereichten Unterlagen offengelegt?
Nachdem die Unterlagen zum elektronischen Bundesanzeiger
eingereicht und hier bekannt gemacht wurden, übermittelt dessen Betreiber die
Unterlagen an das Unternehmensregister. Sie werden auf der Internetseite www.unternehmensregister.de
eingestellt. Darüber hinaus können die Daten auch im elektronischen Bundesanzeiger kostenlos eingesehen werden.
8. Was kostet die Offenlegung?
Da der Bearbeitungsaufwand je nach geliefertem Datenformat unterschiedlich ist,
hängt die Höhe des Entgelts für die Veröffentlichung vom Anlieferungsformat ab.
Die Einzelheiten der Preisgestaltung sind im Internet unter www.ebundesanzeiger.de/download/veroeffentlichungsentgelte_2007.pdf
dargestellt. Am kostengünstigsten ist dabei in der Regel die Nutzung des
XML-Formates, wäh¬rend die übergangsweise noch zugelassene Einreichung in
Papierform die höchsten Kosten verursacht.
Tip:
Unnötige Zahlungsvorgänge können vermieden werden, wenn zunächst die kostenlosen Unternehmensträgerdaten (UT) zu einer Firma abgerufen werden. Erscheint die Firma dort als gelöscht, liegen keine gegen Geü;hr einsehbare aktuellen Dokumente (AD) oder chronologische Ausdrucke (CD) vor.
9. Wie wird überprüft und was passiert bei
Nicht-Offenlegung?
Der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers prüft, ob die einzureichenden
Unterlagen fristgemäß und vollzählig eingereicht worden sind (§ 329
Abs. 1 S. 1 HGB). Fällt die Prüfung negativ aus, unterrichtet der Betreiber
des elektronischen Bundesanzeigers das für die Durchführung von
Ordnungsgeldverfahren zuständige Bundesamt für Justiz.
Mit In-Kraft-Treten des EHUG wird das Ordnungsgeldverfahren wegen Verletzung der Pflicht zur Offenlegung von Amts wegen betrieben. Seit dem 1. Januar 2007 muss also kein Antrag mehr gestellt werden, um ein solches Verfahren einzuleiten.
10. Wie hoch ist das Bußgeld?
Für Verstöße sieht das Gesetz einen Ordnungsgeldrahmen von 2.500 bis 25.000 Euro vor (§ 335 Abs. 1 S. 4 HGB). Das Ordnungsgeld kann sowohl gegen die Gesellschaft als auch gegen ihre gesetzlichen Vertreter festgesetzt werden. Es muss vorher angedroht werden und kann bei Nichtbefolgung mehrfach festgesetzt werden. Der Einspruch gegen die Androhung des Ordnungsgeldes hat keine aufschiebende Wirkung. Gegen die Ablehnung eines Einspruchs und gegen die Festsetzung des Ordnungsgeldes kann die sofortige Beschwerde zum Landgericht Bonn erhoben werden.
III. Vermeidungsstrategien:
1. Der Unternehmer oder eine andere natürliche Person oder eine KG oder ohG mit einer natürlichen Person als persönllich haftender Gesellschafter tritt als weiterer persönlich haftender Gesellschafter der GmbH & Co. KG bzw. ohG neben der juristischen Person bei.
In diesem Fall ist die Gesellschaft, bei der es sich um eine oHG aus juristischen Personen oder eine GmbH(LtD., AG) & Co. KG handeln kann nicht zur Offenlegung verpflichtet.
2. Ein zur Offenlegung verpflichtetes Unternehmen kann Bilanzierungswahlrechte ausüben. Wird vermieden, dass zusammengelegte Einzelposten analysiert werden können zb.Roherträge.
Im übrigen ist beim Handelsregister nur die Handelsbilanz zu hinterlegen, diese muss mit der Steuerbilanz nicht identisch sein.
3. Das Unternehmen kann in kleinere Einheiten umgebaut werden. Je kleiner das (Teil-)Unternehmen, desto weniger muss veröffentlicht werden.
4. Die Alternativen lassen sich miteinander kombinieren. So kann eine Betriebsaufspaltung vorgenommen werden, bei der die risikoreichen Tätigkeiten in ein Tochter-/Schwesterunternehmen ausgelagert werden. Ist Grundbesitz oder sonstiges wesentliches Betriebsvermögen vorhanden, so kann dieses gegebenenfalls in ein anderes Unternehmen ausgelagert werden.
5. Es besteht die Möglichkeit, einen Konzern zu bilden. Bei einer Konzernbilanz muss lediglich die Muttergesellschaft publizieren (diese dann allerdings immer), die Tochtergesellschaften gehen in eine solche Konzernbilanz ein. Vorteil ist hierbei, dass damit Kostenstrukturen der einzelnen Tochtergesellschaften nicht mehr verfolgt werden können.